Área de recursos humanos: estructuras y funciones para lograr el éxito

El equipo encargado de gestionar y motivar al talento humano es clave para alcanzar los objetivos de tu organización. ¡Esto es lo que debes saber!

Cuando la empresa crece, todo el negocio se ve afectado. Desde el tamaño de las oficinas hasta la gestión del personal y por supuesto, la estructura y funciones de las áreas de recursos humanos o gestión del talento.

Esto sucede tanto en emprendimientos que recién comienzan y en los que salen del período de incubación y marcha blanca, así como en los negocios ya consolidados.

En los primeros dos casos, probablemente la empresa funcionó en modo "supervivencia" desde sus inicios y no dedicó mayor atención a su gestión de capital humano.

Por ende, armar la estructura y definir las funciones del área de recursos humanos es una prioridad. 

En el tercer caso, en tanto el negocio posiblemente ya realiza una gestión de personal más dedicada, debe decidir si expandir el área, o qué mejoras y actualizaciones debe hacer para estar a la vanguardia.

En cualquier caso, la gestión de capital humano es urgente para toda compañía, porque de ella depende, entre muchas otras cosas:

• La motivación laboral de sus colaboradores.
• El reclutamiento y la retención de los mejores talentos.
• Los programas de incentivos y bienestar laboral.
• Los índices de rotación del personal (costosos para las empresas).
• El ambiente o clima laboral.
• La creación y puesta en marcha de una cultura organizacional.

Entonces, ¿cuál es la estructura ideal para una área de recursos humanos y cuáles deberían ser sus tareas?

La respuesta depende del crecimiento esperado de la empresa, el apoyo e infraestructura que tendrán los colaboradores para funcionar, el tipo de industria, y la visión y clima laboral del negocio.

Sin embargo, hay un denominador común, según explica la Sociedad para la Gerencia de Recursos Humanos (SHRM), basada en su experiencia en Estados Unidos y 165 países más.

Se trata de definir el tamaño y qué tipo de área de Recursos Humanos tendrá la empresa una vez que crezca. Para eso deberá diagnosticar primero qué gestión de capital humano tiene la empresa actualmente.

El análisis previo permitirá priorizar objetivos, comprender si es necesario hacer cambios estéticos o estructurales, y definir una estrategia.

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Cómo construir el área de recursos humanos de una startup o emprendimiento

De acuerdo con SHRM, para construir un área de RR.HH. desde cero es necesario contar con algunas herramientas, información o procesos definidos previamente:

• Política de reclutamiento de colaboradores
• Política de presupuesto de la empresa
• Protocolo de apoyo legal
• Cumplimiento legal
• Política de beneficios laborales o bienestar
• Sistema de pago de nómina/administración
• Perfiles de cargo
• Estructura de salarios
• Manual del trabajador
• Seguridad y prevención de riesgos laborales
• Procedimiento de promociones y ascensos
• Procedimientos de despidos
• Gestión de datos del personal
• Proceso de evaluación de desempeño

Teniendo establecidos estos factores, se puede continuar con la designación o contratación de personas expertas para conformar el equipo de trabajo.

El número dependerá del tamaño de tu empresa, en algunos casos será conveniente contratar una empresa consultora y experta de RRHH, también llamada outsourcing de recursos humanos.

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Cómo mejorar el área de recursos humanos de una empresa mediana o grande

Para una organización existente y que ya esté consolidada, el cambio pasa por evaluar qué ítems del listado anterior son prioritarios mejorar, mantener o eliminar.

Para crecer a la par con el resto de la empresa, el área de Recursos Humanos debe evaluar cuál es el estado de sus actividades y determinar cómo se ajustará para apoyar el crecimiento del negocio sin pasar a cambiar la estructura de trabajo ya instalada.

Para garantizar una actualización eficaz de tu área de recursos humanos, debes responder las siguientes preguntas:

• ¿Cómo es la gestión del capital humano ahora? ¿Cumple con lo básico?
• ¿Cuál es el propósito de expandir el área de Recursos Humanos?
• ¿Quién entiende mejor los procedimientos internos y se relaciona mejor con los tomadores de decisión?
• ¿Cuál es la cultura organizacional actual?

Teniendo las respuestas claras, es clave determinar cuáles serán las funciones de tu área de gestión del talento y cuáles vas a priorizar. Veamos cuáles son.

Principales funciones de las áreas de recursos humanos en las empresas

1. Reclutamiento, entrevistas y selección del personal.
2. Planes de beneficios y compensación para los colaboradores.
3. Vinculación del personal con todo el cumplimiento de la ley.
4. Manejo de la nómina y el pago de las prestaciones laborales.
5. Implementación de estrategias de bienestar laboral.
6. Manejo de terminación de contratos.
7. Creación de estructuras y políticas salariales.
8. Medición del desempeño, la cultura y el clima laboral.
9. Creación y ejecución de planes de reconocimiento e incentivos.
10. Propuestas de planes de formación del personal.
11. Creación y ejecución de planes de reconocimiento e incentivos.
12. Estrategias para aumentar la productividad en el trabajo.
13. Prevención de riesgos laborales.
14. Actividades para aumentar la satisfacción laboral.

Cómo lograr mejores resultados en el departamento de recursos humanos

La SHRM advierte que expandir el área puede ser una tarea más extenuante que crear una nueva. Muchas veces, las personas a cargo no saben cómo empezar.

Normalmente, en estos procesos es cuando los líderes constatan las malas prácticas y vacíos de gestión.

La clave es fijar un período de tiempo para observar, escuchar y aprender las expectativas que el resto de la organización tiene para el área. Asimismo, establecer cuáles serán los apoyos y ayudas que los otros departamentos esperarán del área de Recursos Humanos.

Para eso, el área puede hacer las siguientes preguntas, y profundizar dependiendo de la necesidad detectada.

Estrategia organizacional:

¿Se mantiene la visión y misión de la empresa? ¿Cuáles son los objetivos estratégicos actuales de la empresa y cómo cambiarán? ¿Cómo cumple el área de Recursos Humanos estos objetivos?

Nómina:

El actual sistema de gestión de información de los pagos, registro de ingresos y horas trabajadas, ausencias, licencias, vacaciones, etc., ¿funciona? ¿Cambiará?

Políticas de registro:

¿Cuándo fue la última vez que la organización actualizó sus políticas de gestión de capital humano? Ahora que la empresa va a crecer, ¿será necesaria una nueva revisión? ¿Cuándo y por cuánto tiempo? ¿Será necesario contratar asesoría externa?

Administración de salarios:

¿Hay una estructura de salarios formal? ¿Cada cuánto se actualiza? ¿Cuándo fue la última vez? ¿Funciona o es necesario cambiarla? ¿Será un cambio interno o quedará a cargo de un proveedor?

Beneficios:

¿Cuáles son los beneficios actualmente ofrecidos? ¿Son los que la empresa y los colaboradores necesitan? ¿Por qué sí o por qué no? ¿La empresa puede financiar nuevos beneficios?

Reclutamiento:

¿Cómo se selecciona el personal en la empresa? ¿Hay uno o más responsables? ¿Dónde buscan a los candidatos? ¿Cada cuánto hay vacantes y cuántas son? ¿Cuántos nuevos cargos requiere la empresa en crecimiento? ¿Tiene la empresa los perfiles de cargo adecuados?

Orientación:

¿El proceso de orientación de nuevos colaboradores es formal o informal? ¿Existe algún manual? ¿Hay registro de las actividades? ¿Quién es el responsable?

Desempeño:

¿Hay evaluaciones de desempeño? ¿Son constantes? ¿Cada cuánto, y cuáles son su formato y duración? ¿Hay retroalimentación con líderes y colaboradores?

Datos:

¿Los datos de los trabajadores están seguros? ¿Hay un sistema de registro formal o informal? ¿Los datos están clasificados siguiendo algún sistema de documentación y registro oficial? ¿Quién tiene acceso a estos datos? ¿Hay algún protocolo de consulta de datos?

Seguridad:

¿La organización tiene un plan de seguridad? ¿Es visible para toda la empresa? ¿Hay un comité de seguridad? ¿El crecimiento de la empresa requiere actualizar estas políticas?

Manuales:

¿Hay manuales de información de seguridad e higiene laboral para los trabajadores? ¿Son visibles? ¿Dónde están? ¿Funcionan?

Capacitación: ¿Capacita la empresa a sus trabajadores? ¿Cómo? ¿Es una tarea interna o está tercerizada? ¿Cuáles son las necesidades de capacitación para el negocio en crecimiento?

Relaciones laborales:

¿La organización tiene procesos de sumarios internos? ¿Cuál es el protocolo? ¿Cuál es la frecuencia de las investigaciones? ¿Tiene políticas de acoso sexual? ¿Tiene protocolos de diversidad? ¿Aumentará su dotación de trabajadores hasta cumplir con el mínimo para la formación de un sindicato? ¿Tiene personas con experiencia en gestionar relaciones sindicales?

Aprende a crear un plan de incentivos exitoso en una empresa con este artículo.

Una vez que el área de gestión de capital humano responda estas preguntas, podrás detectar las prácticas que funcionan bien, lo que es necesario optimizar, o -lisa y llanamente- cambiar o eliminar.

Recién entonces podrás poner en marcha un plan de acción en apoyo al crecimiento de la empresa, que cuente con la retroalimentación con los colaboradores.

Este plan deberá clasificar las acciones entre prioridad alta, mediana y baja. Luego, incorporar un calendario de trabajo de entre tres y seis meses, que incluya costos, metas con fecha específica, la razón de cada tarea, y resultados anticipados.

Importancia de las áreas de recursos humanos en las empresas

En el caso de un negocio que deja atrás su etapa de incubación y puesta en marcha, y se enfoca en crecer, el área de RR.HH. debe tomar forma. Su desarrollo será satisfactorio siempre y cuando exista una planificación previa de parte del liderazgo, dice la SHRM.

De igual modo, el tamaño y tipo de área elegidos deberán estar alineados con los objetivos y necesidades de gestión de personal que requiera el crecimiento del negocio.

Contar con un departamento de Recursos Humanos es clave para impulsar tu negocio. Pero hay otras medidas beneficiosas que puedes implementar para llevar tu pyme a un nuevo nivel.